Proxy y Proxy statement

Cuando por alguna razón debemos manejar inversiones en alguna sociedad cuyas acciones se cotizan en una bolsa de valores estadounidense, generalmente en la de Nueva York, encontramos que, en forma similar a lo que ocurre en México, anualmente la sociedad debe celebrar una asamblea para presentar sus estados financieros al cierre del ejercicio inmediato anterior, así como para reelegir o nombrar nuevos administradores para el siguiente ejercicio y tratar otros asuntos. La convocatoria respectiva debe hacerse con anticipación y los accionistas que no puedan o no deseen asistir a la asamblea pueden hacerse representar por personas de su elección para votar sus acciones, ya sea en forma discrecional o conforme a las instrucciones que cada accionista proporcione a su representante. Hasta ahí, estos son los puntos de coincidencia con nuestro sistema.

En Estados Unidos, el consejo de administración de toda sociedad anónima bursátil envía la convocatoria a los accionistas registrados, junto con información completa, sumamente detallada, de cada uno de los asuntos que habrán de someterse a consideración y resolución de los accionistas, así como las resoluciones que el propio consejo recomiende (sobre las que pide su voto favorable) y las que proponen otros accionistas, con la suficiente anticipación para que cada uno de ellos pueda estudiar esa información y decidir la forma en que habrá de emitir su voto; además, la ley permite a los administradores de la propia sociedad representar a accionistas que no asistan a la asamblea para emitir su voto.

Por ejemplo, en el caso de Microsoft Corporation, empresa de todos conocida, su asamblea anual de accionistas más reciente se llevó a cabo el 28 de noviembre de 2018 y la convocatoria junto con la información detallada se envió a los accionistas el 16 de octubre del mismo año; es decir, con más de un mes anticipación, en el documento denominado "Notice of the Annual Shareholders Meeting and Proxy Satetement 2018", mismo que vale la pena consultar en la siguiente página:

https://www.sec.gov/Archives/edgar/data/789019/000119312518300115/d588721ddef14a.htm

Como parte integrante de ese material, el consejo de administración invita a aquellos accionistas que no puedan asistir, a firmar y enviar por internet un documento designando como apoderados a dos de sus consejeros, para que en su nombre y representación asistan a la asamblea y voten sus acciones, mismo que es del tenor siguiente:

MICROSOFT CORPORATION

This Proxy is Solicited on Behalf of the Board of Directors

The undersigned hereby appoints JOHN W. THOMPSON and SATYA NADELLA, and each of them, with full power of substitution, as proxies to vote all the shares the undersigned is entitled to vote at the Annual Shareholders Meeting of the Company to be held at the Meydenbauer Center, 11100 NE 6th Street, Bellevue, Washington, November 28, 2018 at 8:00 a.m. Pacific Time and at any adjournments thereof. Such shares shall be voted as indicated with respect to the proposals listed on the reverse side hereof and in the discretion of the proxies on such other matters as may properly come before the meeting or any adjournment thereof in accordance with and as described in the Notice and Proxy Statement of the Annual Shareholders Meeting.

This proxy, when properly executed, will be voted in the manner directed herein. If no such direction is made as to any item, this proxy will be voted in accordance with the Board of Directors’ recommendations.

Como se puede apreciar, la palabra "proxy" está utilizada para referirse tanto al documento en el que el accionista nombra a sus representantes para votar las acciones, como a los representantes mismos. Es decir, una misma palabra tiene dos significados diferentes, aun cuando ambos son utilizados en una misma situación, lo que con frecuencia causa confusiones para quienes no manejan este tipo de asuntos.

Por el contrario, en México el artículo 186 de la Ley General de Sociedades Mercantiles establece que la convocatoria para las asambleas generales deberá hacerse por medio de la publicación de un aviso en el sistema electrónico establecido por la Secretaría de Economía con la anticipación que fijen los estatutos, o en su defecto, quince días antes de la fecha señalada para la reunión. Durante todo este tiempo estará a disposición de los accionistas, en las oficinas de la sociedad, el informe a que se refiere el enunciado general del artículo 172 [información financiera].

Por otra parte, la Ley del Mercado de Valores establece que los accionistas de sociedades anónimas bursátiles tienen derecho a ser representados en las asambleas de accionistas por personas que acrediten su personalidad mediante formularios de poderes que elabore la sociedad y ponga a su disposición a través de los intermediarios del mercado de valores o en la propia sociedad, con por lo menos quince días naturales de anticipación a la celebración de cada asamblea. Los formularios mencionados deberán reunir al menos los requisitos siguientes: a) señalar de manera notoria la denominación de la sociedad, así como el respectivo orden del día. b) contener espacio para las instrucciones que señale el otorgante para el ejercicio del poder.

De acuerdo con la ley, los administradores tienen prohibido representar a los accionistas y, salvo por la información financiera que está disponible en las oficinas de la sociedad, nada se dice de la información que los accionistas deben conocer previamente sobre los demás puntos del orden del día.

Lo anterior muestra las importantes diferencias entre los dos sistemas, ya que mientras en México sólo se requieren quince días de anticipación para la convocatoria a la asamblea, para que la forma de carta poder esté disposición de los accionistas y para que la información financiera esté disponible en las oficinas de la sociedad, en Estados Unidos, la convocatoria se envía a cada accionista con más de un mes de anticipación (además de publicarse en internet) junto con los estados financieros y toda la demás información de los asuntos que se tratarán en la asamblea, así como con las propuestas del consejo y de otros accionistas y con la posibilidad de que los administradores de la sociedad representen a los accionistas.

Mientras que la traducción de “proxy” en sus dos significados (carta poder y apoderado) no presenta dificultades especiales, la traducción de “proxy statement” es bastante más complicada, ya que las palabras en sí mismas (carta poder / apoderado y declaración) difícilmente dan una idea de su significado; por tanto, debemos recurrir a una corta descripción explicativa, para lo cual proponemos “circular informativa para solicitar votos y cartas poder”.